Dette er en linje - stabsorganisasjon. Den skiller mellom personer som er i linje og staben. Staben gir råd og service til avdelingene uten å gå tjenestevei i alle sammenhenger. De negative sidene ved denne type organisasjonsplan er at det fort kan oppstå konflikter mellom linje og stab. Stabsfunksjonen kan også få for mye makt, selv om de egentlig ikke har myndighet. På en annen side gir denne type organisasjon muligheter til å utvikle spesialkompetanse, og linjelederne kan spesialisere seg innenfor sin funksjon. Staben avlaster også toppledelsen ved å gi gode råd. Når det gjelder arbeidsdeling, driver Byggfasade AS med funksjonsbasert arbeidsdeling. Da samler man oppgaver som hører sammen i egne avdelinger. En slik arbeidsdeling fører til spesialisering. Medarbeiderne utfører da oppgavene raskere og bedre enn om de hadde ansvaret for mange ulike oppgaver. Dette resulterer i at bedriften får en gevinst, fordi arbeidet blir gjort raskere og med mindre innsats. Dette er en veldig god løsning for bedrifter som bare har ett produkt, eller som har et lite spekter av produkter. Derfor passer det godt for Byggfasade AS, fordi hovedtyngden av oppdragene deres er fasadearbeid på nybygg utført for en fast kundekrets. Funksjonsstrukturen deres ser da slik ut:
Anleggsavdelingen er en stor del stasjonert ute på anleggsplassene, og prosjektavdelingen har ansvar for prosjektering og beregninger av alle oppdrag. Personalfunksjonen har ansvar for å utvikle personalet og rekruttere arbeidere til de ulike anleggene rundt om i landet. Økonomiavdelingen tar seg av økonomi og regnskap.
Anleggsavdelingen er en stor del stasjonert ute på anleggsplassene, og prosjektavdelingen har ansvar for prosjektering og beregninger av alle oppdrag. Personalfunksjonen har ansvar for å utvikle personalet og rekruttere arbeidere til de ulike anleggene rundt om i landet. Økonomiavdelingen tar seg av økonomi og regnskap. Toppledelsen, som her er daglig leder, har ansvaret for mål og strategi og representerer bedriften utad. Likevel er også toppledelsen aktiv i bedrifters indre liv. Det gjelder kompetanse- og organisasjonsutvikling fordi det er snakk om hvordan bedriften skal funke som helhet.
Mellomlederne, også kalt avdelingslederne sin oppgave, er å sikre at bedriften har de nødvendige ressurser i rett mengde, til rett tid og på rett sted. De står altså veldig sentralt i den styringskulturen som utvikler seg i en bedrift. Mellomlederne i dette tilfellet er lederne til avdelingene som er tegnet inn på kartet overfor.
Operative ledere er de som er i direkte kontakt med kundene. De styrer den daglige driften av hovedaktivitetene og støtteaktivitetene.
Det er veldig viktig at en god leder klarer å tilpasse seg nye omgivelser, og har beredskap til å møte nye utfordringer hele tiden. Ledere må sette av tid til både strategisk tenking og til daglig drift.
Kaja er daglig leder i Byggfasade AS. Hun er blitt klar over at det har oppstått en del problemer i bedriften. Beskjeder blir misforstått, eller kommer ikke fram til den som skal ha dem. Det har ført til at viktige oppgaver ikke blir utført, eller de blir utført på feil måte. Kaja har også lagt merke til at lederen i anleggsavdelingen har vanskelig for å få de ansatte til å vise særlig innsatsvilje. Dessuten er det mange som slutter etter forholdsvis kort tid i denne avdelingen.
Det er først og fremst viktig at en leder utvikler det "indre livet" i bedriften. Her spiller lederen en veldig sentral rolle. Dette skjer gjennom måten lederen leder bedriften på gjennom utspill, justeringer av mønstrene og utvikling av mønstrene. Her kan det hende at lederen for anleggsavdelingen har slurvet litt. Kanskje det er for lite variasjon i arbeidet? Kanskje det er på tide å utvikle mønstrene litt? Dette skaper mer motivasjon for medarbeiderne. Da vil nok også innsatsviljen øke. Det går også an å tilrettelegge arbeidet litt mer fra person til person. Er arbeidet motiverende, og identifiserer folk seg med oppgaven, vil folk flest planlegge og kontrollere arbeidet sitt. Hvis det er gode vilkår på jobben vil folk flest ikke bare godta, men også oppsøke ansvar. Det er viktig å la de ansatte få bruke all den evnen de har.
For meg virker det som at lederstilen lederen i anleggsavdelingen bruker er "diktatoren". Det betyr at hun/han tar flest beslutninger selv, og at personen også er dominerende og dirigerende. Dette kan være bra i situasjoner der det er behov for raske avgjørelser, men generelt vil denne type leder føre til lavere motivasjon blant de ansatte. De blir ofte utilfredse, og yter mindre. Dette kan igjen være årsaken til at mange slutter etter forholdsvis kort tid i anleggsavdelingen.
Årsaken til kommunikasjonsproblemene i bedriften Byggfasade AS kan også stamme fra dette; nettopp at det er mistrivsel på jobben, og at de ansatte føler de ikke får vist hva de kan. Bedriften har en god organisering med forskjellige avdelinger som er spesialister på det de driver med. Denne organiseringen må være gjort på beste måte for at planleggingen og gjennomføringen skal gå feilfritt. Det er her problemet ligger i Byggfasade AS. Beskjeder blir misforstått, eller kommer ikke fram til den som skal ha dem. Det som er viktig for at dette skal gå bra, er at lederne viser omsorg og gir anerkjennelse. Det kan utløse en ekstra motivasjon, slik at medarbeiderne bruker litt ekstra energi til nytte for bedriften. Da vil de følge "spillereglene" og levere som avtalt.
En leder bør være i forkant og ha oversikt, slik at hun raskt kan stille en diagnose, sette inn tiltak og få kontroll over situasjonen. For eksempel kan det være en god idé om Kaja bruker lederstillingen "demokraten". Demokraten motiverer medarbeiderne og gir de frihet under ansvar. Medarbeiderne blir da stimulert til selvstendighet, virkelyst og ansvarsfølelse. Denne typen leder fungerer godt med motiverte medarbeidere og der det er behov for kreative problemløsere. Det vil si at det forutsetter at de 20 ansatte som jobber i bedriften er motiverte. I Byggfasade AS er det også veldig viktig med kreative problemløsere, fordi jobben går ut på å lage fasader på nybygg.
Det er viktig for Byggfasade AS å opprettholde mottoet sitt "tilfredse kunder kommer tilbake". De legger tross alt vekt på at kundene skal stole på at de får det produktet som er avtalt til riktig pris, og da er det ekstremt viktig at det ikke blir noe som helst svikt i kommunikasjonen.
Ledere kan teoretisk utøve sin rolle på forskjellig vis. Den atferden en leder bruker ovenfor sine medarbeidere, er lederstil. Valg av lederstil henger sammen med situasjonen og de oppgavene som en bedrift skal gjennomføre. Det finnes hovedsakelig tre forskjellige former for lederatferd, som er: diktatoren, la-skure-lederen og demokraten. Diktatoren tar hovedsakelig de fleste beslutningene selv, la-skure-lederen overlater de ansatte til seg selv og griper bare inn når noe er galt, og demokraten gir de ansatte frihet under ansvar.
De forholdene som spiller inn når Kaja skal avgjøre hva slags ledelsesform som passer best for Byggfasade AS er om det ofte må tas raske avgjørelser, om medarbeiderne er motiverte og selvstendige, eller om det er kreative ansatte. Om Kaja er i tvil om hun skal bruke en autoritær eller demokratisk ledelsesform, ville jeg absolutt anbefalt henne å gå for den demokratiske. Ut i fra det jeg har fått vite om bedriften Byggfasade AS virker det som de ansatte trenger mer motivasjon, og at de kanskje trenger litt mer frihet? Dette vil også føre til at medarbeiderne blir stimulert til selvstendighet, virkelyst og ansvarsfølelse som nevnt lenger oppe i innlegget. Denne typen leder er også et behov for kreative mennesker som elsker å løse problemer, som forhåpentligvis er den typen mennesker som jobber i bedriften til Kaja.
Kilder:
- Økonomi og ledelse skrevet av Johan T. Dale, utgitt av Dalefag i 2008.
o Side 238-252
o Oppgaven som er brukt: 11.2.9 side 252
